Учебное пособие по деловой переписке на английском языке

Умение правильно составить деловое письмо задача не из простых, это сложнее, чем поможет показаться на первый взгляд. Но это и крайне важно, если речь идет о бизнес сотрудничестве с иностранными компаниями. Конструкция коммерческих писем в Европе, Америке и у нас отличается в корне. Существует немало примеров, когда незнание элементарных основ приводило к разрыву деловых отношений между компаниями.

Необходимо знать не только структуру деловых писем, но и их выражения. Только так можно освоить стиль английской деловой корреспонденции.

Основные требования к стилю английского делового письма: ясность, сжатость и вежливость. Обычно английское деловое письмо содержит следующие пять частей

1. Заголовок. The Heading.
2. Внутренний адрес. The Inside Address.
3. Обращение. The Greeting.
4. Содержание самого письма. The Body of the Letter.
5. Заключение. The Ending.

Размещение частей письма на листе следующее:

Разберем все по-порядку:

Заголовок, включающий время и место написания делового письма, обычно напечатан типографским способом (если письмо - на специальном бланке фирмы) и содержит название фирмы, а также ее адрес, телефон, телекс и другие детали, например, адреса филиалов фирмы. Иногда в заголовке также содержится указание на область деятельности фирмы, имена ее руководителей и так далее.

Часто непосредственно под заголовком делового письма находится ссылка - номер делового письма или какая-то аббревиатура, и отправитель письма просит получателя в своем ответе ссылаться именно на этот номер или аббревиатуру. Нумерация на ссылках бывает разной, в зависимости от правил той или иной фирмы. Она может содержать, например, сокращенное наименование какого-либо отдела и тому подобное. Иногда в письмах специально оговаривается:

In your reply please refer to our FL/DK/1526

Our reference AC/KO/18

Аббревиатуры на ссылках английских писем часто содержат четыре больших буквы, это инициалы того, кто диктовал письмо, и того, кто его печатал, например, FH/MC - Frank Henley/Mary Coy.

Время и место написания письма помещается в правом верхнем углу, под заголовком. После календарной даты, перед цифрой, обозначающей год, ставится запятая. Правильно написать дату можно четырьми способами:

September 28th, 2015
28th September, 2015
September 28, 2015
28 September, 2015

Внутренний адрес - это тот адрес, куда направляется письмо. Обычно, он повторяет адрес на конверте письма. Следует обратить внимание на "обратный" порядок написания английких адресов, то есть сначала - получатель, затем - номер дома, улица, место назначения, например:

Messrs, Morgan & Co.,
Manufactures.
44 Tilbury Square
London N.W.

Часто на внутреннем адресе номер дома и название улицы опускаются. Аббревиатура Messrs. (Messieurs, Господа) используется в том случае, если название фирмы содержит какое-либо имя, например:

Messrs. A. Robinson Ltd.
Messrs. John Smith & Sons.

Если имени человека в названии фирмы нет, то эта аббревиатура не используется, например:

The Sheffied Electronics Corp.
The Associate Advisors Ltd.

Обращение ни в коем случае не должно опускаться. С него начинаются все деловые письма. Наиболее распространенные обращения:

Dear Sir,

Dear Gentlemen,

Начальные буквы - прописные. После обращения ставится запятая в Англии и двоеточие в США. Восклицательный знак не ставится. Обращение Sir, используется, но редо, так как оно слишком формально. При обращении к хорошему деловому другу может быть использовано имя.

Содержание, разумеется, является его самой существенной частью. Текст письма следует разбивать на абзацы таким образом, чтобы каждый абзац содержал особую тему или особый поворот темы, требующий отдельного внимания английского языка, а также умения ясно мыслить и выражаться.

С левой стороны следует оставить поле как минимум три сантиметра, но это если быть совсем дотошным до традиций. Суммы денег желательно писать с новой строки, либо подчеркивать.

Заключение представляет собой одну из традиционных формул вежливости, например:

Yours faithfully
Yours truly
Kind regards

Чаще формула заключения следует сразу же за одним из вариантов следующей фразы:

Awaiting your answer in due course

Чтобы освоенный материал стал более понятным, необходимо прочитать образцы и примеры деловых писем с переводом.